"Focussen op je werk kan lastig zijn, als je afgeleid wordt door emails. Je aandacht fragmenteert, terwijl we weten dat als je in een flow bent, je beter kunt presteren," zegt onderzoeker Henrico van Roekel. En dan ben je er soms ook na werktijd nog mee bezig, bijvoorbeeld omdat er meldingen binnenkomen op je telefoon.

In zorgorganisaties is de druk vaak hoog en zou emailen voor de verpleegkundigen en artsen een bijzaak moeten zijn. Maar het is vaak juist een extra bron van stress.

Wat helpt tegen overmatig mailen?

Om emailgebruik terug te dringen, hebben we naar ‘nudges’ gekeken als alternatief voor traditionele beleidsinstrumenten, omdat deze niet altijd gewenst zijn, zegt Van Roekel. We hebben een enquête gehouden, interviews gedaan en daarna zijn we gaan testen wat zou kunnen werken.

Eerst hebben we gekeken naar wat het effect is van iemand die het goede voorbeeld geeft, bijvoorbeeld een leidinggevende die zegt: ik ga minder mailen, doe als ik!

Daarna hebben we geëxperimenteerd met ‘vuistregels’; geen rigide protocol maar een lichtere vorm daarvan. Het viel ons op dat in de organisaties soms onduidelijk was wanneer een medewerker een bepaald communicatiemiddel moest gebruiken. Iedereen gebruikte altijd email, er waren geen afspraken voor wanneer je belt, mailt of een Whatsapp verstuurt bijvoorbeeld. Heel veel mensen gebruiken email als een direct medium, terwijl het nooit zo bedoeld was. Daar krijgen mensen dus stress van. Ze hebben heel veel berichten waarvan ze denken dat ze die snel moeten verwerken.

Hoe lang kun je wachten op een antwoord?

Dus als vuistregel legden we de vraag voor: ‘hoe lang kun je wachten op het antwoord?’. Er zijn drie scenario’s denkbaar. Heb je direct een antwoord nog, dan kan je het beste langslopen of bellen. Kun je een dag wachten, dan is contact leggen via Teams of Whatsapp het geschiktste communicatiemiddel. Kun je tot een week wachten, dan is email het meest geschikt.  

Tot slot hebben we nog een aantal manieren bedacht waarin medewerkers zichzelf en elkaar kunnen helpen om minder te mailen:

Geef aan of je een antwoord verwacht. Veel medewerkers weten niet of ze moeten reageren, en doen het dan maar voor de zekerheid. Los dit op door altijd aan te geven of je een antwoord verwacht. Maak het jezelf bijvoorbeeld gemakkelijk door in je emailhandtekening de zin ‘je hoeft niet te reageren op deze mail’ te zetten, en haal deze zin weg wanneer dit niet van toepassing is.

Email niet direct. Medewerkers gebruiken email vaak als een ‘ad hoc’-middel: ik heb nu een vraag, dus ik mail direct. Dit leidt tot veel mail. De oplossing is hier simpel: spaar je vragen op. Wacht bijvoorbeeld minimaal een uur met het stellen van je vraag. Dan kan er misschien al antwoord zijn, of is er misschien nog een aanvullende vraag bijgekomen. Dat kan een reden zijn om geen contact te hoeven zoeken of juist wel maar om een betere reden.

Email niet naar iedereen. Een laatste uitdaging: de CC-cultuur. Medewerkers mailen vaak naar meerdere mensen, om er maar zeker van te zijn dat het bericht goed terecht komt. Oplossing: spreek met jezelf af om altijd maar naar 1 persoon te mailen (tenzij dit echt niet kan natuurlijk). Dit kan betekenen dat je met je vraag misschien niet direct de goede persoon hebt voor je vraag en nog een keer moet mailen, maar het verschil met een mail aan tien personen tegelijk is groot – wat dan zijn er al tien personen meteen bezig met jouw vraag.

Niet verplichten

Uit het onderzoek blijkt dat je door dit soort eenvoudige interventies je emailgebruik effectief kunt verminderen, met behoud van autonomie, concluderen van Roekel, Giurge, Schott en Tummers. De mensen vonden de nudges waarmee getest is, hun autonomie niet schenden en beter werken dan een aantal traditionele beleidsinstrumenten, zoals een emaillimiet. Van Roekel:  Soms is het niet nodig om rigoureuze maatregelen te treffen, als eenvoudigere en gedragsmatige interventies ook werken. Als er iets tussen zit waarvan je denkt dat het bij jou zou kunnen werken, probeer het, en begin er morgen mee!

Meer informatie

Wilt u meer weten over dit onderzoek? Neem dan contact op met Henrico van Roekel: h.vanroekel@uu.nl .

Of lees het artikel van Henrico van Roekel, Laura Giurge (London School of Economics), Carina Schott en Lars Tummers, Nudges can be both autonomy-preserving and effective: evidence from a survey and quasi-field experiment in: Behavioural Public Policy (Cambridge University Press).