BIMM University, een van Europa’s toonaangevende creatieve onderwijsinstellingen, is de eerste Britse universiteit die Docfield inzet om haar toelatingsdocumenten te stroomlijnen. De samenwerking start met het automatiseren van offer letters en terms & conditions binnen het toelatingsproces. Dit zijn documenten die zowel operationeel intensief zijn als juridische precisie vereisen.
Dat een Britse universiteit kiest voor een documentplatform dat in Nederland groot werd met OER’s (Onderwijs- en Examenregelingen) is opvallend, maar zeker niet onlogisch. De overeenkomsten in uitdagingen zijn groter dan de verschillen in wetgeving.
“Verbetering van ons toelatingsproces betekent responsiever zijn richting studenten én onze teams de juiste tools geven om tijd te besparen op repetitieve taken,” zegt Hamish Horton, Interim Director of Admissions bij BIMM University. “Die tijd kunnen ze herinvesteren in wat er echt toe doet.”
Van OER naar Programme Specifications
In Nederland zijn OER’s wettelijk verplicht voor elke opleiding in het hoger onderwijs. Ze leggen vast wat een student mag verwachten op het gebied van inhoud, toetsing en rechten. Deze documenten worden jaarlijks herzien met input van opleidingscommissies en juridische toetsing. Veel instellingen gebruiken Docfield om dit proces efficiënt te organiseren met centrale sjablonen, versiebeheer en goedkeuringsflows die alles juridisch traceerbaar maken.
In het Verenigd Koninkrijk kennen ze vergelijkbare documenten onder andere namen, zoals Programme Specifications en Assessment Regulations. Net als bij OER’s is hier centrale afstemming en compliance met wet- en regelgeving cruciaal. Toch worden deze documenten vaak lokaal beheerd en verspreid over tools als Word, SharePoint en e-mail. Volgens recent onderzoek is dat bijna onmogelijk goed te auditen of te standaardiseren zonder centraal platform.
“Als onderdeel van onze bredere digitale transformatie geeft Docfield ons de snelheid en ingebouwde compliance die we nodig hebben voor documenten met grote volumes,” aldus Majad Hussain, Salesforce Project Manager bij BIMM.
Integratie met Salesforce en centrale controle
BIMM pakt het grondig aan. Door Docfield te koppelen aan Salesforce worden offer letters voortaan automatisch gegenereerd op basis van actuele CRM-gegevens. Dit voorkomt fouten, versnelt het proces en garandeert consistentie, ook over meerdere campussen en programma’s heen.
Documentcreatie gebeurt nu:
- Automatisch vanuit CRM-data
- In een centrale, toegankelijke omgeving
- Met realtime samenwerking en ingebouwd goedkeuringsproces
Waar voorheen handmatig werd aangepast en per e-mail werd afgestemd, beschikt BIMM nu over een volledig beheerde documentcyclus. Inclusief slimme templates voor documenten en contracten, versiebeheer en audit trails.
Wat het Verenigd Koninkrijk van Nederland leert
Wat Nederland al jaren toepast via Docfield — één centrale waarheid voor opleidingsinformatie — is precies wat Britse universiteiten nu nodig hebben om te voldoen aan de UK Quality Code en OfS-voorwaarden. Deze eisen dat documenten actueel zijn, getoetst en goedgekeurd worden door de juiste universiteitsraad en consistent worden toegepast binnen de instelling.
Het ontbreken van versiecontrole en audit trails werd in QAA-audits herhaaldelijk aangemerkt als risicovol. In één geval kon het curriculum zelfs niet worden gegarandeerd omdat de gepubliceerde programme specification verouderd was.
Docfield als brug tussen systemen en compliance
Docfield biedt een platform waarin documenten met verschillende afdelingen gedeeld worden. Rechtenstructuren, tijdstempels en wijzigingen worden automatisch gelogd. Voor universiteiten die tientallen tot honderden opleidingen beheren is dit geen luxe, maar noodzaak. Zeker in een tijd waarin studentinformatie ook juridische waarde heeft.
Wat begon met offer letters bij BIMM breidt zich in de volgende fases uit naar beleidsdocumenten en overige academische formats. Daarmee volgt het Verenigd Koninkrijk het pad dat Nederlandse instellingen al jaren bewandelen met documentmanagement voor het hoger onderwijs.
De kracht zit in herhaalbaarheid: een template-gedreven, compliance-ready aanpak die schaalbaar is, ongeacht of het document een toelatingsbrief is, een OER of een complete curriculumwijziging.
“We zijn trots dat BIMM als eerste Britse universiteit kiest voor Docfield. Ze zijn voorlopers, niet alleen in creatief onderwijs maar ook in hoe ze hun processen en studentcommunicatie aanpakken,” aldus Tim Stuart, CEO van Docfield.
