Event Coördinator

De event coördinator is verantwoordelijk voor de coördinatie, het plannen en organiseren van (wetenschappelijke) symposia, congressen en inhoudelijke evenementen binnen onze universiteit. Je werkt nauw samen met de faculteiten en collega’s binnen de diensten (oa MenR, BAZ, ITF en FenC) om evenementen inhoudelijk en logistiek optimaal te organiseren. Hierbij hou je rekening met de reguliere onderwijsactiviteiten en stem je af met in- en externe stakeholders. Vanwege de unieke huisvestingssituatie heb je nauw contact met de andere universiteiten in het gebouw. Voor de organisatie van evenementen werk je volgens een jaarplanning maar is er, zeker voor de kleinere events, ook vaak sprake van ad hoc werk. Als event coördinator ben je de spil in het web en werk je nauw en makkelijk samen met zowel collega’s als studenten als met relaties van buiten de faculteit.

Functieomschrijving

Tot je taken behoren onder andere:

• Coördineren, organiseren en plannen van (het logistieke proces van) evenementen, waaronder het opstellen van begrotingen, planningen en draaiboeken;
• Afstemmen met sprekers, dagvoorzitters en (internationale) gasten;
• Coördineren van faciliteiten zoals techniek, catering en registratie alsook afstemming met marketing en communicatie;
• Je bent de verbindende schakel tussen verschillende partijen in en buiten de universiteit en weet hoe je belangen en planningen op elkaar afstemt. Je werkt zelfstandig, maar nooit alleen: je bent onderdeel van een team dat zich inzet voor een professionele en impactvolle dienstverlening waarbij de klantreis centraal staat;
• Onderhouden van relaties met collega’s binnen de universiteit en met externe partijen en leveranciers: opvragen van offertes en onderhouden van contact met o.m. cateraars, decorateurs, vormgevers, drukkers en commerciële partijen t.b.v. de inkoop van promotiemateriaal in afstemming met collega’s binnen de dienst Marketing en Relaties;
• Nauw samenwerken en afstemmen met de andere partners binnen het gebouw;
• Monitoren van de voortgang van het organisatieproces, de kwaliteit en uitstraling van evenementen en hierover proactief rapporteren en communiceren;
• Samen met de collega’s van MenR en BAZ werken aan de communicatie ten behoeve van de promotie van de evenementen (zowel online als offline), al dan niet in campagnevorm;
• Verzorgen van financiële rapportages en evaluaties van de evenementen;
• Innoveren van bestaande concepten;
• Opstellen evenementen jaarkalender;
• Adviseren van collega’s binnen de Social Hubs en faculteiten bij evenementen die zij zelf organiseren;
• Samen met de collega’s van de dienst ITF fungeren als 1e lijns beoordelaar bij aanvragen voor events in onze gebouwen door externe partijen;
• (Administratief) ondersteunen van de afdeling: beheren van de algemene e-mailbox, beheren van de (voorraad)administratie, inkoop merchandise en andere voorkomende werkzaamheden.

Functie-eisen

• Een enthousiaste en energieke professional met een relevante afgeronde MBO (niveau 4) of HBO-opleiding op het gebied van evenementenorganisatie, bij voorkeur in eventmanagement, communicatie, hotel- of facilitymanagement;
• Ervaring met het organiseren van congressen of symposia in een complexe omgeving;
• Een collega die ervan houdt om de mouwen op te stropen, die goed kan samenwerken en anderen kan meenemen, die deadlines haalt, klant- en resultaatgericht werkt én bovendien representatief is met een positieve instelling;
• Aantoonbare ervaring met het schakelen tussen diverse interne en externe stakeholders;
• Organisatietalent, oog voor detail en een flexibele instelling;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands én Engels, zowel schriftelijk als mondeling;
• Een collegiale houding en het vermogen om snel overzicht te krijgen in dynamische Situaties;
• Ervaring met het ontwikkelen van communicatiemiddelen, zowel online als offline, ten behoeve van de promotie van evenementen;
• Kennis van diverse CRM-systemen, registratiesystemen, Adobe Creative Suite en een gedegen basiskennis van Office 365 suite en Google Analytics;
• In deze functie komt het regelmatig voor dat je werkt buiten de reguliere kantoortijden, zoals ’s avonds en in het weekend.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd: voor de duur van 1 jaar met uitzicht op vast dienstverband.

Salaris

Het salaris wordt afhankelijk van opleiding en ervaring vastgesteld overeenkomstig schaal 7 van Bijlage A van de CAO Nederlandse Universiteiten, bedraagt minimaal € 3.057 en maximaal € 3.985 bruto per maand bij een volledig dienstverband.

Standplaats

Den Haag

Werkgever

Open Universiteit

Flexibel studeren overal in Nederland en Vlaanderen

De Open Universiteit (OU) is de deeltijduniversiteit van Nederland. Studenten volgen er gepersonaliseerd en activerend academisch afstandsonderwijs en binnen de verschillende wetenschapsgebieden wordt disciplinair onderzoek verricht. Studenten kunnen universitaire bachelor- en masteropleidingen in zeven vakgebieden doorlopen. Kenmerken van het onderwijs zijn openheid, flexibiliteit en kwaliteit. Er is veel aandacht voor verbetering van het studiesucces van studenten. Aan de OU studeren ruim 18.000 studenten en werken meer dan 750 medewerkers. De OU heeft vestigingen in Nederland en België (zie www.ou.nl/studiecentra). De hoofdvestiging bevindt zich in Heerlen.

De nieuwste technologieën en onderwijskundige inzichten worden toegepast, zowel in de bachelor- en masteropleidingen en cursussen, als in projecten en programma’s met partners. Nationaal en internationaal speelt de OU een belangrijke rol in de innovatie van het hoger onderwijs. Het onderwijs is verweven met het onderzoek waardoor tevens wordt gegarandeerd dat de actuele stand van de wetenschap wordt verwerkt. De OU investeert niet alleen in vakinhoudelijk onderzoek op acht wetenschapsgebieden, maar ook in onderzoek in een multidisciplinair programma: Innovating for resilience.

Tevreden studenten

In de Nationale Studenten Enquête (NSE), de Keuzegids Universiteiten (vergelijking waardering van studenten en experts voor bacheloropleidingen van de veertien universiteiten) en de Keuzegids Masters scoort de OU al jaren op rij een topnotering in de lijst van de veertien Nederlandse universiteiten. Bovendien staan alle opleidingen hoog in de ranglijsten van de universiteiten voor de betreffende studierichtingen. Alle beoordelingen staan op de OU-website (www.ou.nl/rankings).

Afdeling

Dienst Onderwijsservices

Binnen de OU worden veel ondersteunende taken uitgevoerd door de dienst Onderwijsservices (OS). Zij biedt op een efficiënte en effectieve wijze professionele services aan in- en externe klanten, vanuit een integrale benadering van de aanwezige disciplines. Het betreft diensten op het gebied van onderwijslogistiek (Inschrijven, toelaten en diplomeren (ITD), Tentamineren en certificeren (TenC) en decentraal netwerk.

Additionele informatie

Inlichtingen

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met mw. Charissa Franssen, Manager Studiecentra, Studentenbegeleiding en SenI. E-mail: Charissa.Franssen@ou.nl

Meer informatie over de Open Universiteit kun je vinden op onze website: www.ou.nl.

De Open Universiteit biedt goede secundaire en flexibele arbeidsvoorwaarden op het gebied van onder meer opleiding en mobiliteit, werken in deeltijd, hybride werken en betaald ouderschapsverlof.